Mit einem Klick zu den Archivalien – neue Technik im Kreisarchiv
Das Kreisarchiv Stormarn hat technisch aufgerüstet! „Mit der neuen Version von Augias 8.0 wird die Arbeit im Archiv nicht nur einfacher und schneller, auch die Benutzer von außen kommen schneller zu den gewünschten Archivalien.“ freut sich Kreisarchivleiter Dr. Johannes Spallek. Zudem ist mit dem neuen Programm endlich die Voraussetzung da, die erschlossenen Archivbestände auch online recherchierbar zu machen. Soweit ist es noch nicht, aber das Kreisarchiv ist kurz davor, mit kleinen Teilen anzufangen!
auf dem Foto: Kreisarchivar Stefan Watzlawzik (vorn) erklärt Gemeindearchivar Karlheinz Schmidt (hi. links) aus Oststeinbek zusammen mit IT-Spezialist Christian Kuch (hi. rechts) das neue Archivprogramm
Dipl.-Archivar Stefan Watzlawzik vom Kreisarchiv sagt nicht ohne Stolz: „In den vergangenen 3 Jahren hat das Kreisarchiv über 4.500 Archivalien in einer Datenbank fachlich beschrieben – Fotos, Akten, Plakate, Druckschriften u.v.m. Diese Verzeichnung soll natürlich allen Benutzer von überall zugänglich gemacht werden, sofern nicht datenschutzrechtliche Vorschriften dagegenstehen.“ Mit der alten Version von Augias war das so nicht möglich. Deshalb hat das Kreisarchiv die IT-Abteilung gebeten, sich um das Update zu kümmern. Herausgekommen sind neben dem neuen Archivprogramm auch neue PCs und Bildschirme, denn das beste Programm nützt natürlich nichts, wenn die Computer veraltet sind.
Einer von vielen Wünschen an das neue Programm ist die Möglichkeit eine mehrstufige Beschreibung von der Überlieferung einer ganzen Behörde über eine einzelne Akte bis zu einem einzelnen Foto aus der Akte. Das war bislang nicht möglich aber dringend notwendig, da die Fotos aus konservatorischen Gründen aus den Akten entnommen werden. Die Verknüpfung zwischen Akte und Foto darf dabei natürlich nicht einfach verloren gehen, weil ein Bild mehr sagen kann als hundert Schreibmaschinenseiten!
Vor allem aber die Benutzerdaten ist deutlich einfacher geworden. Bislang mussten alle Bestellungen per Hand noch mal neu eingetragen werden, weil die Benutzerdaten nicht mit der Archivdatenbank verknüpft war. Jetzt kann Jutta Gaede, die für die Benutzerverwaltung zuständig ist, einfach aus der Archivdatenbank anklicken, was der Benutzer bestellt. Die eingesparte Zeit kann dann für Beratungsgespräche oder für die Erfassung weiterer Unterlagen genutzt werden.
Der Leiter des Kreisarchivs Dr. Johannes Spallek kennt die Wünsche der Benutzer gut, da er selbst für Aufsätze und Bücher recherchiert: „Unter großes Ziel ist natürlich alle Archivbestände zu erschließen und die Ergebnisse online zu Verfügung zu stellen. Bis dahin ist es noch ein weiter Weg, aber wir haben jetzt die richtige Richtung eingeschlagen.“ Archivar Watzlawzik kann ihm da nur beipflichten: „In Fachtagungen wie dem 11. archivwissenschaftliche Kolloquium in diesem Jahr in Marburg wird immer stärker vom Verband der deutschen Archivare oder dem Bundesarchiv gefordert, Erschließungsergebnisse nicht mehr nur als Bücher zu veröffentlichen, sondern auch im Internet. Die Archive sind Gedächtnisspeicher der deutschen Kulturlandschaft und sollen ihr Wissen auch bewusst nach außen wiederspiegeln.“