Das papierlose Büro
Die Bußgeldstelle der Kreisverwaltung Stormarn ist auf dem Weg zum „papierlosen“ Büro. Im November 2006 wurde neben einem neuen EDV-Fachverfahren für die Bearbeitung von Verkehrsordnungswidrigkeiten gleichzeitig die elektronische Aktenführung eingeführt.Seitdem werden keine Papierakten mehr angelegt. Sämtliche Postein- und ausgänge werden über einen zentralen Scanner beziehungsweise über eine Schnittstelle der elektronischen Akte zugeführt. Dort werden die Dokumente abgelegt, elektronisch qualifiziert signiert und archiviert. Nach der Zulassungsstelle ist die Bußgeldstelle damit die zweite Dienststelle der Kreisverwaltung, die ihre Akten elektronisch führt.
Im April 2003 kamen die ersten Überlegungen auf, das bisherige Verfahren, mit welchem seit 1980 die Ordnungswidrigkeiten bearbeitet wurden, durch ein neues, moderneres Verfahren zu ersetzen. Gleichzeitig sollte ein Dokumentenmanagementverfahren die elektronische Aktenführung ermöglichen. Eine wichtige Zielrichtung war auch das „papierlose“ Büro. Zudem sollte ein Verfahren angeschafft werden, welches mit geringem Aufwand und eigenständig an die internen Arbeitsabläufe angepasst werden konnte.
Auf Vorschlag der Verwaltung stellten die politischen Gremien der Kreisverwaltung für die Gesamtmaßnahme 85.000,- EUR zur Verfügung. Anfang 2006 fiel die Entscheidung für eine Software, die dann im November 2006 zusammen mit der elektronischen Akte eingeführt wurde.
Bereits nach einem halben Jahr sind deutlich die Vorteile aber auch Einsparungen durch die neuen Verfahren erkennbar, letztere im Bereich der Bearbeitungs- und Versandkosten. Vor allem haben sich die Arbeitsabläufe in der Bußgeldstelle wesentlich verändert. So handelt der Kreis Stormarn nach der Trennung von der Rechenzentrumslösung eigenverantwortlicher für die Verfahren und deren individuelle Ausgestaltungen. Dadurch ergaben sich auch für die Beschäftigten der Bußgeldstelle neue Anforderungen, die in einer recht kurzen Umgewöhnungsphase bewältigt wurden. Vor allem im Bereich der Registratur haben sich erhebliche Veränderungen ergeben.
Insgesamt kann bereits jetzt festgestellt werden, dass die Verfahren schneller und effektiver bearbeitet werden können.
Weitere Effizienz- und Einsparmöglichkeiten sind zu erwarten, wenn die Landespolizei und die Justizverwaltungen des Landes Schleswig-Holstein wie vorgesehen in naher Zukunft ebenfalls auf die elektronische Aktenführung umstellen.