Kreisarchiv scannt Papierakten für Ausländerbehörde

Die Ausländerbehörde des Kreises Stormarn ist digitaler geworden: Mit Hilfe des Kreisarchivs Stormarn wurden innerhalb von drei Monaten 14.000 Papierakten digitalisiert. Damit wurde ein gesetzlicher Auftrag erfüllt, denn ab 1. Januar 2026 muss die Ausländerbehörde digital arbeiten.

„In der Ausländerbehörde waren die Akten bislang in Schränken in den Büros untergebracht“, erklärt Johann Partuschke, der das Projekt für das Kreisarchiv betreut hat und das Papier zum Scanner bekommen musste. „Wir haben mit 15 Personen aus der Ausländerbehörde und dem Kreisarchiv in Teamarbeit 24 Paletten mit insgesamt 444 Umzugskartons gepackt.“ Die wurden zu einem Scandienstleister bei Frankfurt am Main transportiert, der aus dem Papier knapp zwei Millionen Scans machte und diese zurück an das Kreisarchiv schickte. Damit können die Mitarbeiter die Informationen nun digital abrufen.

Scannen on Demand

„Das Projekt hat eine Besonderheit“, ergänzt Partuschke, „wir haben dabei einen Testlauf

gemacht.“ Denn nachdem die Akten zum Scannen verladen waren, waren sie für die Mitarbeiter in der Ausländerbehörde nicht erreichbar. „Wir haben deshalb mit dem Anbieter vereinbart, dass er Scans on Demand anfertigt.“

In der Ausländerbehörde konnten Bestelllisten mit den Akten erstellt werden, die für Termine zwei Wochen später gebraucht wurden. Diese wurden bei dem Unternehmen aus den Kisten

gesucht und sofort gescannt. „Der Fachdienst konnte so im laufenden Scanprozess Akten bestellen. Dadurch lief die Arbeit in der Ausländerbehörde reibungslos weiter.“

Dieser Ablauf habe auch geholfen, Bedenken abzubauen. „Viele Mitarbeitende in der Verwaltung trennen sich ungern von den Papierunterlagen“, hat Manuel Diefenthäler vom Scanunternehmen beobachtet.

Die Daten erscheinen nur in digitaler Form. „Die Papierakten werden noch eine Zeitlang aufbewahrt und dann datenschutzkonform vernichtet.“, erklärt Diefenthäler.

Herr Partuschke

Mehr Platz im Büro

In Stormarn hat das Scannen auch zu sichtbaren Veränderungen geführt. „Die leeren Aktenschränke in den Büros können nun abgebaut werden“, erläutert Tim Engelmann von der Ausländerbehörde. „Dadurch entsteht Platz in den Büros.“ Außerdem sei es jetzt problemlos möglich, vom Homeoffice auf die E-Akten zuzugreifen. „Alles wird flexibler, dies vereinfacht die Abläufe.“ freut sich Fachdienstleiter Carsten Frerichmann-Brandt.

Allerdings ist beim Thema Scannen noch viel zu tun. „Alle Behörden sollen mit einer kompletten E-Akte arbeiten“, erklärt Partuschke, „die Keller der Behörden sind voller Papierakten, die noch digitalisiert werden müssen.“ Anschließend könnten die Papierberge vernichtet werden.
„Das bedeutet, dass wir jährlich zwei bis drei Millionen Scans umsetzen müssen. Für die Verwaltung sei das eine Riesenaufgabe, so Partuschke. Das Kreisarchiv steuere den Prozess, weil es bereits die Expertise dafür hat.